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ERP系统操作流程、权限及票据账务

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2016-05-15 17:28:00

一、ERP系统解释及实施目的

ERP——Enterprise Resource Planning (即:企业资源计划系统),是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。通过运用ERP,企业能够利用计算机对企业的资金、货物、人员和信息等资源进行自动化管理,具有制造,办公操作,供应链管理,人力资源管理,项目管理,财务资金管理,客户服务,销售与市场营销等商业功能。ERP 不仅仅是一个软件,更重要的是一种管理思想。实施ERP系统是想通过该系统将公司中各部门如财务,生产,销售,采购,人力资源等部门信息按照一定的工作信息流程整合到一个平台上使各部门信息在公司内部实行共享,已达到优化工作流程,减少资源浪费,降低生产成本,优化减少库存的目的。



二、ERP相关规定

1.生产加工的货物成品所领取的半成品和产成品必须货品名称,颜色、规格一致否则系统在验收时无法验收入库。系统相关人员要对货品分名称,颜色,规格进行熟悉。

2.货品的编码、名称、颜色、规格要一一对应。销售部负责车品成品、半成品相关装饰用品的编码、名称,颜色、规格的编制维护;销售部负责床品成品、半成品、鞋品、相关装饰用品的编码、名称,颜色、规格的编制维护;采购部负责生产,仓库用辅料、包装的编码、名称,颜色、规格的编制维护以及半成品的编码、名称、颜色、规格的编制维护。以上部门的职员也要熟悉各自部门编码的编写规则。

3.公司当年度的新产品在生产前由相应的部门提前编写相应半成品,成品的编码、名称、颜色,并通知生产部,生产部在使用编码的过程中有什么问题可以通知相关部门解决。

4.车品部,床品部,采购部负责各自客户和供应商资料的建立及维护。

5.系统按照单据的类型自每月1日至当月末分单据类型由1号票起自行编制本类型单据单号,不允许有编号重复。操作人员不要对单号进行修改,以免出现单据无法保存的情况,如果某张单据输入错误在该单据没有被引用和审核的情况下可以进行修改、作废,但不得删除该票据以保证该类型单据票号的连续。

6.系统中的单据只有在审核完毕后才可以被引用,如果引用不出来可能是单据未审核或是单据的有关内容输入错误造成。



7.为确保单据完整、严谨,数据的准确凡审核完毕的单据、被引用的单据不能反审核,如果操作员及相关人员复查后确属操作原因造成的单据失误需报ERP系统管理员并对失误原因,需反审核单据的票号、单据修改前及修改后的内容进行书面登记签字,由ERP系统管理员对需修改的单据进行反审核,输入正确单据内容审核打印。原错误单据由相关操作员收回销毁。

8.领料单,验收单,出入库单、采购开单,销售开单因关系到库存数量及车间加工数量一经审核,不能反审核,如果确属操作原因造成的失误,需对要修改的单据内容按货品名称,颜色,规格进行盘库后报ERP系统管理员确认,对错误单据开具的日期,内容、票号进行书面登记由相关人员签字。ERP系统管理员进行相关账务票据处理。

9.采购开单、销售开单必须审核后方可打印。领料单、出入库单在引用加工单、验收单后如果发现实际领用和实际验收入库数量不对时不得改动领料单和出入库单的引用数量,不许修改相应的加工单和验收单,修改后在重新引用以避免系统账面数量和实际库存数量的差异。

10.ERP系统操作员可以对自己的单据独立审核。系统操作过程中按单据署名进行责任划分(在系统流程中会对责任进行明确)。

11.结合各部门的实际情况在考虑数据安全的前提下会开通相应的权限。

12.当天的票据当天或次日9:00前审核完毕。系统在次月2日进行系统结账,当月个类型的单据应在次月1日下班前全部审核完毕。系统结账后当月数据不能更改。



三、ERP操作流程,权限认定、责任划分

(一)生产部-仓库操作流程

仓库、车间ERP操作员权限认定

1.加工单:查看、新增、修改、作废、审核、打印、执行。

2.领料单:查看、新增、审核、打印、执行。

3.验收单:查看、新增、审核、打印、执行。

4.工艺流程、库存汇总报表、库存明细报表、业务查找、加工验收汇总报表、加工验收明细报表、验收明细报表的查看。



责任划分

1.ERP操作员根据生产计划制作加工单,因操作失误造成的数量错误或无法验收入库由操作员负责,因计划单错误造成原因由相关下达生产计划的主管和部门负责。当月同样的失误或错误达到或超过3次以上,扣除相应人员绩效考核1分。

2.生产计划可以根据库存数量下达,在领料过程中如果因仓库数量不准造成无法领料出库,耽误生产次数达到或超过3次以上,扣除相应仓库保管绩效考核2分。

3.车间交货前应按品名,规格,颜色对所交货品进行整理,列出交货清单交货清单(清单因写明交货名称,规格,颜色,数量)交ERP操作员制作验收单,仓库保管按验收单点验货品并验收入库,如验收单和货品不符可不验收入库。当月出现3次或3次以上无法验收入库,扣除相应人员绩效考核3分。

4.销售部临时下生产计划或者出现先领料的情况,需相关人员写明加工货品的名称,规格,颜色,数量和所领材料的名称,规格,颜色,数量,交ERP操作员制作加工单,如造成数量错误或无法验收入库,扣除相应人员绩效考核3分。

5.车间,仓库应在当天下班前或次日9:00前将当天的验收单,委托领料单,委托验收单引用制作出入库单并审核,以确保仓库数量的准确。造成数据不准确,扣相应人员绩效考核2分。


注意事项

1.车间操作员凭仓库保管签字的领料单、验收单审核相对应的单据,审核时应注意单据的单号,做到一一对应,车间领料、交货人员在领料后和交货后应及时将签字单据转交系统操作员。

2.辅料领用的领料单由辅料仓库保管引加工单制作领料单,领用数量以实际发货数量为准。

3.仓库保管应在当天下班前或次日9:00前将当天的验收单,委托领料单,委托验收单引用制作出入库单并审核,以确保仓库数量的准确。



(二)销售-仓库操作流程

销售、仓库操作员权限认定

1.销售订单;查看、新增、修改、作废、审核、打印、执行。

2.销售开单:查看、新增、修改、作废、审核、打印、执行。

3.出入库单:查看、新增、审核、执行。

4.库存汇总报表、库存明细报表、业务查找、加工验收汇总报表、加工验收明细报表、验收明细报表的查看、采购开单汇总报表、采购开单明细报表。

5.销售主管:客户关系、办公管理、日常工作。



责任划分

1.销售部应制作销售订单,仓库按销售订单发货并引用订单制作发货清单,如没有销售订单仓库则无法发货,并按出现的次数扣相应人员绩效考核3分。

2.仓库发货清单应及时主教销售部,销售部应根据转交单据的系统编号对应系统单据录入货品价格并打印销货清单转交仓库保管签字后转财务审核。当天的单据必须当天审核引用完毕,以保证仓库数量的准确。按出现的次数扣相应人员绩效考核2分。

3.如有需反审核的单据相关人员则需到财务书面写明错误单据,反审核原因,经财务同意后对相关单据进行修改。失误3次以上,每次扣相关人员绩效考核2分。


(三)采购-仓库操作流程

销售、仓库操作员权限认定

1.采购订单;查看、新增、修改、作废、审核、打印、执行。

2.采购开单:查看、新增、修改、作废、审核、打印、执行。

3.出入库单:查看、新增、审核、执行。

4.库存汇总报表、库存明细报表、业务查找、采购开单汇总报表、采购开单明细报表。

  

责任划分

1.采购部应制作采购订单,仓库按采购订单发货并引用订单制作发货清单,如没有采购订单仓库则无法收货入库,并按出现的次数扣相应人员绩效考核2分。

2.如有需反审核的单据相关人员则需到财务书面写明错误单据,反审核原因,经财务同意后对相关单据进行修改。失误3次以上,每次扣相关人员绩效考核2分。


(四)其他

财务部有权根据erp系统在运行过程中出现的实际问题,每季度会对该规定进行修改和补充,在该规定修改后版本出来前仍按上一版本执行。