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基于ERP系统的采购管理与传统采购管理的对比

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2018-04-24 09:32:28

ERP是Enterprise Resource Planning(企业资源计划)的简称, 是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想为企业决策层 及员工提供决策运行手段的管理平台。它是从MRP(物料需求计 划)发展而来的新一代集成化管理信息系统,它扩展了MRP的功 能,其核心思想是供应链管理。

ERP系统主要包括了财务、物流、人力资源等核心模块,具有 以下特点:

(1)数据在各业务系统之间高度共享,所有源数据只需在某一 个系统中输入一次,保证了数据的一致性。

(2)集信息技术与先进管理思想于一身,改善与优化企业业务 流程。

目前,国内90%企业实施ERP时主要运用于物流管理,其目的 主要是通过利用ERP对信息强大的、快速的处理能力,从而实现物 流成本的降低。本文将针对ERP系统平台下的采购管理模式与传 统采购管理模式进行详细的论述。

1 基于ERP系统的采购管理模式

以国内某大型电力公司的ERP系统为例,对ERP系统下的采购 管理模式进行概述。

1.1 采购管理模块内容

该采购管理模块主要包括:需求计划管理模块、询/报价管理 模块、合同管理模块、采购订单管理模块、采购接收和验收管理模 块、采购付款管理模块、供应商评估管理模块等七个部分。

1.2 采购管理业务流程

生产部门编制物料需求计划—物资采购部物料综合平衡— 库存物资库存领用—无库存物资编制采购计划申请单—编制询 价单,上传网上报价平台—供应商网上报价—接收报价,编制报价 单—确定供应商—签订供货合同—编制采购订单—物资到货验 收—验收不合格办理退货—验收合格,仓库办理接收—编制付款 申请单—发票、接收单、验收单、合同、付款申请单送交财务办理结 算—供应商评估管理。

1.3 ERP系统下采购管理的特点

结合ERP系统中采购管理模块内容和业务流程,可以针对该 系统平台下采购管理模式的特点归纳如下:

(1)整个管理系统是以计算机系统为主体,严格按照既定流程 模式进行运营的,采购人员必须按照设定的采购流程逐级执行并 提交审批,才能完成整个业务。在这一流程管理模式下,整个采购 过程与采购数据可以达到监督与共享,实现采购阳光化。

(2)以计算机为媒介的ERP系统,通过对物料采购数据的统计 汇总,对比分析,可以较好地掌握物料流转的规律,对物料的采购 价格趋势进行把握,从而为进一步实现物料的集中化采购,集约 化管理奠定良好的基础。

(3)在系统中,要对每一种物料规定最大储存量和最长储存期 限。当库存超过最大值时,系统会发出提示信号,以便采购人员采 取纠正措施,确定经济订货量。

(4)网上报价系统有效地缩短了采购时间,降低采购成本,内置 的完善的网络评估机制,可以收集与保存采购信息,便于对交易数 据进行搜索与统计分析。

(5)采购合同订立,采购订单制作完成后,系统可以提供多种查 询途径,及时跟踪采购合同执行情况。

(6)ERP系统内的各种物料的入网供应商,都必须经过认证,资 质审查合格才能建档,否则ERP系统将拒绝执行。

(7)严格控制付款程序。付款前,系统将自动进行一系列的对 比,如物料规格性能、合格数量、交货日期是否与采购单一致,报价 单与发票金额是否一致。必须几方面都相符才能执行付款程序,严 格控制不良资金流出。

2 传统采购管理的模式特点

与基于ERP系统下的采购管理模式不同,传统的采购管理模 式主要是以人为主体的一个采购管理流程,采购计划从申请到执 行整个过程由采购人员全权负责完成。其主要特点归纳如下:

(1)按需采购。由于传统采购模式下,采购计划的制定没有严 格的管理要求,因此,采购人员直接根据需求部门的需求申请制定 采购计划,执行采购活动。

(2)传统采购模式下,采购人员询价与报价多采用电话、传真等 方式与供应商进行沟通,有时甚至是上门采购。

(3)采购过程中,由于缺乏供应商统一评估与管理系统,采购人 员通常可以任意选取物料供应商,有较大的自由度与随意性。

(4)采购信息(如报价单、供应商资质)与原始采购记录保存困 难,信息透明度不高,业务人为操作因素影响较大。