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大数据环境下 ERP 在中小企业中的应用

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2018-05-17 10:04:09

一、ERP 管理系统在中小企业的应用现状

从《会计改革与发展“十二五”规划纲要》财会[2011]19 号, 文中明确指出建立健全会计信息化管理体系,到“十三五”提 出我国积极参与全球经济治理及“一带一路”的战略,我国会 计信息化改革与发展面临诸多挑战。新的市场环境下要求企 业加强内部控制建设,通过信息化建设适应市场经济环境。

与传统的财务管理相比,ERP 环境下的财务管理功能具 有高度集成性、动态性和实时性,以不断变化的市场需求为 起点,实施快速便捷的财务核算,提供实时动态的财务信息, 有利于企业的动态管理,实现财务与业务生产的协同发展,以 促进传统财务会计工作向会计信息化的发展和转型[1]。但随 着 ERP 的普及,中小企业显现出各式各样的问题。其原因基 本可分为外部因素和内部因素两种。外部因素是对于市场上 琳琅满目的国内外 ERP 管理软件,中小企业未必能选择适合 自身企业管理与发展的产品。内部因素是由于企业分布的地 域性、企业人员规模及职业素养、市场环境以及企业经营状 况等种种因素,造成中小企业缺乏对 ERP 管理系统的认知, 无法发挥其管理作用。

二、ERP 在中小企业中的风险问题

1.ERP①选择风险。作为中小企业,引入 ERP 的直接目的 就是想通过 ERP 先进的管理理念及手段使企业充分调动内 部资源。而国内外软件公司可谓数不胜数,不仅有国外的 SAP、Oracle 等全球软件商,也有国内用友、金蝶等。对于国外 企业,缺乏对我国中小企业的认知,难以针对中小企业开发 出适合其企业发展的软件。而对于国内 ERP 软件系统研发 成熟度还欠缺,并且开发商大多针对大中型企业开发研究,对 于中小企业来说在技术方面缺乏一定的行业适用性、可操作 性、保密性,无法合理有效地帮助企业。

2.成本及管理风险。中小企业融资难、融资渠道少是个普 遍现象,因此引入 ERP 就意味着企业需要拿出一部分的资 金,这使中小企业融资成本上升。企业购买 ERP 管理软件 后,要想发挥作用,必须建立在充分结合企业自身现状的前 提下。企业为了实施 ERP 管理软件,在短期之内对内部管理 系统的调整无法掩盖长期存在的基础管理工作落后的问题, 数据资料不完整,导致实施效果大打折扣。

3.财务人员风险。随着大数据、“互联网 +”、电子商务、网 络等把全世界连成一个“地球村”,企业想要在竞争环境中求 得发展就要依靠人才。对于中小企业成功引入 ERP 后,财务 人员的职业能力很大程度上影响着软件的发挥。在中小企业 中由于缺乏复合型人才,常常出现财务人员被动接受 ERP管 理系统,而软件技术人员对财务知识一知半解,无法设计出 适合企业实际情况的数据结构,缺乏远瞻性,导致企业内外 部环境变化后无法继续发挥作用,对企业的发展决策产生严 重的负面影响。

4.内部控制风险。ERP 系统以流程式管理为基础,在促 进企业提高管理效率的同时,也可增加企业财务管理的风 险。体现为以下几点:第一,企业的人员拥有各自的访问权 限,中小企业人员流动性强,新老员工交替,需要及时取消非 在岗人员的权限。第二,在 ERP 系统中,存储的高度集中 使有些财务人员的相互制约能力相对下降,影响企业的监督能力。第三,由于 ERP 财务信息都存 储在数据库内,中小企业网络安全系统的不健全,在受到网 络攻击时会导致系统数据的丢失,造成 ERP 软件系统的风险。

三、ERP 在中小企业中的防范措施

1.认知 ERP,选择 ERP。对于中小型企业来说,只有充分 认识了 ERP 管理软件才能选择适合企业自身的 ERP。企业 可以根据自身发展的方针政策,针对企业内部及上下游企业 供应链中涉及的模块,确定出对合作软件商的要求。并且要 求软件商根据企业现状及未来发展趋势确定出初步的软件 实施的可行性方案,通过人员参与实现企业的全程监督,并与 之构建长期合作战略,保障系统的及时更新和升级。

2.培养复合型人才。ERP 管理软件的有效实施及应用离 不开财务人员和技术人员的相互配合。中小企业需要加强财 务人员的岗前培训,参加信息化培训,提高计算机应用能力, 重视复合型人才的培养,采用绩效考核的方式调动员工的积 极性。同时,企业在人才引进时,对财务及计算机技能都熟悉 的 ERP 人员适当提高工作待遇,从而全方位提高企业整体员 工的职业素养。

3.加强企业管理,提高内部控制水平。由于我国 ERP 系 统内部各个系统之间的集成度不够,缺乏对 ERP 财务系统 与其他业务系统之间关系的考虑,难以真正实现财务与实践 业务的协同[2]。通过 ERP 中的供应链系统优化客户、供应商 及企业之间的合作关系,从而提高自身竞争力。 同时,中小企业要想有效实施 ERP 管理系统,就必须构 建健全的内部控制制度,规范和保障管理工作。将 ERP 系统 中各个模块作为各部门考核的标准,直接与部门的绩效考核 挂钩。其次,成立 ERP 监管部门,负责确保 ERP 系统中数据 的真实性、准确性,及时对新老交替员工的权限进行变更,定 期对数据进行备份以便查阅。定期评测系统漏洞,及时更新 系统,提高安全防范措施。 四、结论 在当前会计信息化迅猛发展的时期,中小企业应充分认 识到:ERP 系统实施是一个管理改造工程而非纯 IT 工程,应 切实根据市场及自身具体情况,选取与自身财务管理发展相 适应的道路[3]。企业需要通过认知 ERP,选择适合企业发展的 ERP 管理软件。并且通过加强企业内部控制,真正实现 ERP 精细化管理,提高企业财务管理能力,推动企业可持续发展, 创造一个高效的运营管理系统。